Ministério

Resuelta animador ver que las asambleas administrativas celebradas en diferentes lugares son más frecuentes de lo que solían ser.

Esto es indicio de una actitud afortunada que revela visión de parte de los administradores.

Parece dominar la creencia de que al aceptar un llamado en la obra del Señor uno es automáticamente revestido de autoridad, capacidad administrativa y visión: todo lo necesario para ocupar un puesto directivo. En algunos aspectos los resultados obtenidos nos dejaron unos veinte años atrás en la adopción de algunas reglas útiles para el manejo del personal.

Me alegra ver que se está prestando bastante atención al tema de las relaciones humanas, ya que se trata de un campo descuidado. Durante mucho tiempo hemos dado por sentado que estamos trabajando juntos en la causa del Señor, que nos amamos los unos a los otros y que eso es suficiente. Pero estamos atrasados en lo que se refiere a los mejores descubrimientos en el campo de la conducta humana, la aceptación de teorías, etc.

Otra esfera en la que estamos atrasados es la delegación de facultades y control. Al observar el sistema empleado en nuestras escuelas, hospitales, asociaciones, uniones e instituciones, si tuviésemos que señalar la debilidad administrativa más notable, sin duda sería la falta de delegación de responsabilidades. Creo que ésta es una de las mayores debilidades administrativas de todas nuestras instituciones.

Nuestras instituciones, nuestros hospitales, nuestras escuelas, nuestras asociaciones y misiones, nuestras uniones, etc., se están desarrollando demasiado para seguir siendo programas de un solo hombre. Es imposible continuar con ese tipo de conducta. El hombre que no puede delegar autoridad y responsabilidades, está destinado al fracaso, ya que nadie puede estirarse hasta el punto de abarcarlo todo.

La tendencia al autoritarismo es típica de todas las iglesias, inclusive la nuestra. Tal vez sea debido a un profundo sentido de la responsabilidad hacia los menores detalles de la obra que Dios nos ha confiado. O tal vez no sea más que un letargo, especialmente cuando nuestro trabajo parece aumentar -aumenta el personal, aumentan las responsabilidades- aunque posiblemente se deba a que el trabajo aumenta más rápidamente que el personal, lo que hace que nos veamos abrumados de responsabilidades cada vez más numerosas. Cualquiera que sea la razón, me alegra ver estas asambleas en reconocimiento del deseo de nuestra gente de perfeccionar sus métodos y su rendimiento como dirigentes o administradores. Estoy muy bien impresionado con la franqueza y la honradez intelectual con que nos estamos examinando a nosotros mismos y nuestros problemas con el deseo de identificarlos.

Uno de los principales factores de nuestra eficiencia como administradores es la capacidad y la buena voluntad de delegar autoridad y responsabilidades a otras personas. Sin ella no podremos manejar exitosamente nuestra organización, y el hombre que carece de ella se hundirá en menudencias en detrimento de la obra del Señor.

Podré ser censurado por decir esto, pero no creo que la puerta del administrador tenga que estar constantemente abierta. Siempre he sostenido que el administrador es la persona responsable de hacer planes y fijar objetivos, y he tenido la convicción de que debe disponer de un par de horas por día durante las cuales nadie lo pueda encontrar. Debiera sentirse libre durante ese tiempo de poner sus pies sobre el escritorio, sus manos detrás de la cabeza y pensar sin temor a las interrupciones. Creo que debe encontrar la manera de hacerlo.

Los principios que rigen la delegación de facultades son sencillos, fáciles de entender y antiguos. Fueron probados y se aplican a cualquiera de los ramos de la administración de que se trate. Estos principios son tan necesarios para el manejo de una corporación, un negocio o una asociación, como para el funcionamiento de una escuela u hospital, o para los pastores que están al frente de una iglesia.

Delegación de responsabilidades

La autoridad y la responsabilidad deben ser delegadas simultáneamente

No se puede delegar la una sin la otra, pues no dará resultado. La autoridad por lo general equivale a poder en las personas, aunque yo la definiría como el permiso de actuar dentro de ciertos límites prefijados. Una autoridad tal debe ejercerse con responsabilidad.

Recuerdo a cierto administrador que amaba la autoridad, pero que trataba de zafarse de las responsabilidades. Sólo tenía interés en tomar decisiones y formular reglas, sin aceptar las responsabilidades inherentes. Quería la autoridad sin la responsabilidad, y eso es algo ridículo. Es igualmente ridículo cargar a un hombre con una responsabilidad sin darle autoridad para llevarla a cabo.

La persona que delega tareas o responsabilidades a un subalterno no queda libre de la responsabilidad principal

Se puede delegar una responsabilidad, sin librarse de ella. El hecho de delegarla no quiere decir desprenderse de la responsabilidad, ya que ésta sigue siendo de uno. Podemos hacer que alguien se responsabilice de una tarea, pero ante la junta institucional o de la asociación, somos nosotros quienes tenemos que responder por ella.

Nuestro sentido de la responsabilidad debe ser mayor que la responsabilidad que nos ha sido confiada

Debemos estar dispuesto a llenar brechas, leer entre líneas, tener un poco de iniciativa, sentir que la responsabilidad pesa sobre nuestros hombros, pero no hemos de ir más allá de los límites asignados ni asumir responsabilidades correspondientes a otras personas.

La delegación promueve una aceptación más amplia de la autoridad, más coordinación, más cooperación

Uno de los principios básicos del trato con la gente es que cuanto más interiorizadas estén las personas de los planes de la organización, sus normas y objetivos, tanto más dispuestas estarán a aceptar los compromisos inherentes y ayudar a cumplirlos. Este es uno de los principios fundamentales de la conducta humana: la persona a la cual se le delega responsabilidad ha de tener conocimiento por anticipado de lo que debe y de lo que no debe hacer.

Cuanto mayor sea la responsabilidad que se delegue, tanto mayor será la ayuda recibida en ideas y en el cumplimiento de reglamentos y actividades. Esto asegura el apoyo entusiasta, mientras que la alternativa sólo asegura el mero acatamiento.

Una vez que haya dado algún trabajo a un hombre y mientras lo esté haciendo, no interfiera con él. La intervención innecesaria menoscaba al subalterno. Si tiene dificultades, ayúdelo, pero si delegó en él una responsabilidad, deje que la cumpla.

La delegación de responsabilidades es una forma efectiva de preparar dirigentes

Esta es una práctica aceptada en el mundo de los negocios. Ciertas compañías no ascienden a ninguno de sus empleados sin que hayan preparado a otros para tomar su lugar. Seguramente nos preocupamos al recibir llamados de nuestras instituciones con la estipulación de que debe ser una persona de experiencia. Creo que la capacitación de personas forma parte de las responsabilidades de los dirigentes de nuestra organización.

Hay muchos obstáculos para la delegación de responsabilidades. Algunos de estos obstáculos son puestos por el administrador, y otros por los subalternos. A continuación mencionaré algunos de ellos:

Renuencia a delegar

Una excusa común que suele aducirse es la antigua idea: “Lo puedo hacer mejor yo mismo”. Tal vez sea así, pero pienso en ello en relación con la preparación de un par de adolescentes. Cuánto más sencillo me resulta hacerlo yo mismo que pasar por la terrible lucha de lograr que lo hagan ellos. Lo mismo pasa al tratar con los que trabajan con nosotros. Con todo, es mejor dejar que lo hagan ellos, pues necesitan la experiencia, y a la larga se obtendrán resultados mucho mejores.

Falta de capacidad para dirigir

Si nos falta confianza en nuestros subalternos y creemos que los únicos que podemos hacer el trabajo somos nosotros, es señal de que algo marcha mal en nosotros: posiblemente nos falte capacidad para dirigir.

Falta de control

Tal vez usted no esté dispuesto a correr riesgos. Yo creo que todos nosotros corremos muchos riesgos. Sabemos que tanto en el trabajo como en el mundo de los negocios, la gente se arriesga constantemente. Esa es la única forma de progresar. Por otra parte, encontrará que los subalternos también tratan de evitar la delegación. Tiene que trabajar con ellos sobre esta base. Es más fácil ir y preguntar al jefe que hacerlo uno mismo. Usted probablemente haya trabajado con esta clase de personas. Pero, simplemente hay que trabajar con ellas.

El temor a la crítica

Esto es algo fácil de remediar. Muchas personas tienen miedo de tomar la iniciativa. Temen que lo que hagan no sea debidamente apreciado y que sean criticadas. Esto es algo que habrá que afrontar.

Falta de información y de preparación

Esto también está dentro de su incumbencia. Hasta cierto punto se trata de un problema de comunicación o de un programa de capacitación que puede ayudar a los empleados a elevarse a la altura de las circunstancias y perfeccionar sus aptitudes de modo que puedan aceptar mayores responsabilidades y más autoridad.

Recargo

Tal vez sus subalternos no quieran recibir autoridad delegada o responsabilidades porque ya los tiene sobrecargados. Este problema puede ser resuelto planificando las tareas.

Falta de incentivo

Esto puede significar un problema mayor para nosotros que para otras organizaciones que pueden usar el sueldo como incentivo. Creo que existen otros incentivos a nuestro alcance, como las diversas formas del reconocimiento, las buenas palabras y el estímulo que son incentivos efectivos que no aprovechamos debidamente.

Falta de confianza en sí mismo de parte del subalterno

Esta puede ser otra de las razones para no aceptar responsabilidades.

Control

Los pasos de la delegación son los siguientes:

Designar los deberes y las responsabilidades del subalterno.
Darle la autoridad necesaria para llevar a cabo esas responsabilidades.
Crear una obligación o establecer controles.

Las industrias mencionan mucho el control y si usted está hablando acerca de la situación que se presenta en alguna fábrica donde hay que controlar la calidad o la cantidad de un producto dado, o si tiene que controlar las cosas desde la oficina de un síndico, tales controles son bastante fáciles de establecer.

En nuestro caso, dado que la mayor parte del control se ejerce sobre el producto final, es necesario pasar el énfasis del control de los detalles al control del producto terminado o hacer responsables a los hombres por el resultado final. El principio es sencillo. La gente se da cuenta enseguida de la existencia de algunas medidas de control. Si usted tiene fama de no ejercer control alguno, la reacción no tardará en hacerse ver. Si los subalternos saben que no lo hace, no se molestarán. Serán descuidados con los detalles de su trabajo. No se preocuparán mucho por los resultados. Por otra parte, si saben que usted los controla, tendrán cuidado en realizar el programa de manera satisfactoria.

Objetivos. La base de delegar y controlar consiste en fijar planes y objetivos. Este es el punto de partida para el establecimiento de las medidas de control. En esto también tiene mucha importancia el principio de la participación. Dejemos que otros también tomen parte en la fijación de nuestros objetivos y veremos que harán mucho por ayudarnos a ejercer el control. El entusiasmo con que hagamos los planes llegará hasta ellos y quitará de nuestros hombros gran parte del problema del control.

Comunicación. Debiera recalcarse que la comunicación es una calle de dos vías y que el cincuenta por ciento de la buena comunicación consiste en saber escuchar. Recuerde que por lo menos la mitad de la comunicación y tal vez más, consiste en escuchar.

Confianza en la delegación de responsabilidades. La delegación de responsabilidades puede ser comparada con la navegación marítima.

En primer lugar, hay que fijar el rumbo; saber adónde vamos con nuestros planes ya elaborados, como el capitán que antes de salir del puerto conoce la ruta que seguirá.

Luego hay que saber dirigir bien el timón; conducir a nuestro personal de acuerdo con los planes trazados, orientándolo e informándolo acerca de la marcha de las cosas.

En caso de que se produzca alguna falla en nuestros planes, tener un salvavidas; es decir, modificar, si es necesario, los planes elaborados. Si alguien a quien se ha conferido una responsabilidad no la puede cumplir, sustituirlo inmediatamente por alguien que pueda hacerlo.

Así como los barcos están en constante comunicación con el puerto, nosotros también debemos comunicarnos constantemente con aquellos en quienes hemos delegado alguna responsabilidad.

Para subir a bordo hay que utilizar una escalera. Nosotros hemos de utilizar la escalera del progreso, empleando nuevos métodos, aprovechando la experiencia de otras instituciones; en otras palabras, poniéndonos al día con la época en que vivimos en lo que se refiere a la delegación de responsabilidades.

Sobre el autor: El pastor Pedro Arnulfo Gómez es un destacado administrador. Se desempeña actualmente como administrador general de la Universidad de Montemorelos en México.