Hace poco fui miembro de una delegación que solicitaba algo a una dependencia del gobierno de la ciudad. Quedé asombrado por la gran cantidad de asuntos que se despacharon en las dos horas y media que duró el concilio.

            Cuando iba de regreso a mi casa esa noche reflexioné en algunas de las largas y a menudo tediosas reuniones de junta a las que he asistido durante toda mi vida en el ministerio. En contraste, me pareció que el secreto del éxito del gobierno de la ciudad fue el resultado, mayormente, de una cuidadosa preparación, así como de una ordenada presentación y consideración de todos los asuntos que estaban en la agenda.

            Dos semanas antes de la reunión, tanto a los miembros del concilio como a la comunidad a la cual servían se les había informado detalladamente a través de una agenda acerca de la reunión. A quienes iban a presentar peticiones se les notificó que se les permitirían cinco minutos para presentar su material a la reunión. Y cuando llegó el momento para su presentación, se mantuvieron estrictamente dentro del tiempo que se les había concedido.

            La reunión se abrió con el himno nacional, seguido de una oración ofrecida por un ministro bautista local. Siguió inmediatamente la lectura de la agenda, y el concilio dedicó los siguientes treinta minutos para la presentación de seis peticiones. Sólo entonces, cuando todos los asuntos que se iban a tratar habían sido presentados, el concilio procedió a discutirlos uno por uno y luego se tomó un voto apropiado.

¿Qué en cuanto a la junta de la iglesia?

            Pablo le recordó a la iglesia de Corinto: “Pero hágase todo decentemente y con orden” (1 Cor. 14:40). Refiriéndose a lo mismo, Elena de White dijo: “Dios es un Dios de orden. Todo lo que se relaciona con el cielo está en perfecto orden; la sujeción y una disciplina total marcan los movimientos del ejército celestial. El éxito sólo puede lograrse gracias a la acción armoniosa”.[1]

            Hace poco estuve en una comisión donde se revisaron nuestros reglamentos denominacionales de orden y procedimientos para juntas y concilios de la iglesia. A partir de los materiales ya disponibles, preparamos un documento de 27 páginas.[2] A continuación presento un resumen de dos áreas que pueden ser útiles para su situación local.

Para mejorar la eficiencia en las reuniones

• Haga una preparación detallada para las reuniones. (Por ejemplo, asegúrese de que cada asunto que se va a discutir haya sido procesado lo suficiente por las personas apropiadas antes de ponerlo en la agenda.)
• Notifique cuidadosamente a todos los miembros de la junta, la fecha, hora y el lugar de la reunión.
• Adopte técnicas de solución de problemas objetivas para desarrollar propuestas que serán sometidas a la consideración de la reunión.
• Provea una agenda con material de apoyo junto con la información de la reunión.
• Donde sea apropiado, inscriba a aquellos que tienen consideraciones especiales que hacer durante la reunión.
• Aliente a los miembros a participar en el proceso de toma de decisiones de la reunión, así como en la implementación de ellas.
• Negocie los asuntos teniendo una clara propuesta antes de la reunión (la regla de oro de la discusión).
• Establezca una subcomisión cuando un asunto no pueda tratarse convenientemente a través del proceso formal de discusión en la reunión regular.
• Controle con exactitud y concisión los minutos que transcurren durante la reunión.
• Acepte la decisión de la mayoría e impleméntela.
• Evalúe el éxito de la reunión.

Preguntas sugerentes para evaluar reuniones

• ¿Se informó claramente todo lo referente a la reunión y se entregó la agenda?
• ¿Se celebraron reuniones previas apropiadas?
• ¿Hubo material de apoyo disponible donde era aconsejable?
• ¿Si se consideraba necesario se llevó a cabo un proceso objetivo de solución de problemas antes de la reunión?
• ¿Llegaron a tiempo los miembros?
• ¿Estaba listo y era adecuado el salón de reuniones?
• ¿Tuvo el presidente de la reunión la capacidad de reducir la discusión a límites apropiados?
• ¿Se animó a los miembros a presentar sus puntos de vista?
• ¿Contribuyó la mayoría de los miembros a las discusiones?
• ¿Fueron relevantes todas las contribuciones?
• ¿Discutieron los miembros el problema a fondo antes de tomar una decisión?
• ¿Se alcanzó un consenso?
• ¿Se tomó una decisión en la reunión?
• ¿Sabían claramente todos quién iba a implementar las decisiones?
• ¿Se fijó un tiempo límite para implementar las resoluciones?
• ¿Se terminó la reunión a la hora anunciada?
• ¿Fue la reunión lo suficientemente breve?
• ¿Hicieron los miembros el trabajo preparatorio?
• ¿Fue necesaria la reunión?
• ¿Justifica la reunión todo el dinero que se invirtió para realizarla?

Sobre el autor: administrador departamental de la iglesia jubilado que ha servido en las divisiones del Sur de Asia, el Sur del Pacífico y del Asia Pacífico.

Referencias:

[1] Elena G. de White, Patriarcas y profetas (Mountain View, Ca.: Pacific Press Pub. Assn., 1898), pág. 376.

[2] Procedures for Meetings and Rules of Order (Wahroonga, Australia: South Pacific División of Seventh-day Adventists, 1993).