Não pretendemos fazer uma análise exaustiva das técnicas de arquivo. Só desejamos apresentar algumas idéias que podem ajudar a formar um arquivo prático, ágil e pessoal, do material.
A esposa do pastor necessita de um arquivo próprio? Esta é uma decisão que cada uma deverá tomar. Muitas esposas de pastores pensam que, para tais assuntos como doutrina, teologia, informações da atualidade, etc., não precisam ter um arquivo separado do de seu esposo, e somente classificam e arquivam o material de evangelismo infantil ou outro de seu especial interesse. Outras preferem ter seu próprio material e realizar seu próprio arquivo, classificando e guardando todo material com um critério pessoal.
Cada uma determinará o caminho a seguir, pois esta é uma questão pessoal.
Para aquelas que desejam classificar e arquivar seu próprio material, dizemos que:
a. Um sistema de arquivo ágil e ordenado facilita a procura.
b. Economiza tempo.
A tarefa de uma esposa de pastor não se restringe a uma só área ou aspecto; portanto, o material que chega a suas mãos ou de que pode necessitar é diverso.
Geralmente se pensa na esposa do pastor como encarregada de cuidar do Departamento das Crianças da Igreja, e muitas vezes é assim, mas essa é somente uma de suas responsabilidades.
Nunca sucedeu que uma irmã veio pedir-lhe idéias para realizar uma festa, e você sabia que havia anotado algo a esse respeito, mas…? ou que os jovens lhe solicitaram a apresentação de um te-ma na Sociedade J.A., e que você precisou de uma ilustração que havia guardado, mas…?
Para evitar este e outros inconvenientes, você deve classificar e guardar o material que pode ser de utilidade. Não convém confiar excessivamente numa boa memória.
Não é indispensável ter um belo móvel metálico — desses que são usados nos escritórios ou como o que é usado por seu esposo. Com um pouco de faculdade inventiva e habilidade, você mesma pode arquivar seu material em caixas convenientemente rotuladas. É possível conseguir boas caixas em casas comerciais, pois a maioria delas eliminam as caixas vazias. Para “pendurar” as pastas pode-se utilizar um caixão previamente pintado.
Convém determinar um lugar na casa em que você possa guardar todo o seu material. Se o puser junto com outras coisas, perderá mais tempo para encontrá-lo.
Depois de tomar conhecimento da realidade, você terá que escolher o método de arquivar a ser seguido. E, uma vez escolhido, deve segui-lo.
Há vários sistemas de arquivo; cremos, porém, que nem todos se adaptam às necessidades de uma esposa de pastor. Apresentaremos aqui dois métodos, como exemplo e para ter uma idéia geral a respeito: alfabético e por assunto ou tema.
Alfabético: Este é o sistema mais usado, e pode ter pelo menos três variações. Consideraremos brevemente o sistema alfabético flexível, por achá-lo mais prático.
Sistema Alfabético Flexível: As pastas são preparadas pela ordem alfabética (a do dicionário). Deve-se considerar não somente a primeira letra, mas também a segunda, a terceira e as seguintes do título ou assunto. Este sistema permite a fácil inclusão de novas pastas, e vai-se tornando mais minucioso à medida que o arquivo aumenta.
Exemplo de seqüência: MAR___MET__MIR__ MOS_____.
A maior vantagem é permitir o crescimento do arquivo sem prejudicar sua minuciosidade.
Por assunto: Neste caso a classificação é por assunto ou tema. Dentro do tema ou assunto, faz-se uma classificação alfabética.
Devemos determinar de que trata o material que queremos arquivar, para poder incluí-lo numa seção do arquivo. Acontece, às vezes, que o mesmo assunto pode estar relacionado com outros temas ou assuntos. Neste caso, para não duplicar o material, pode-se fazer uma ficha com o título e o lugar onde está arquivado.
Exemplo de classificação por assunto:
Escola: Adventista / Cristã de Férias / Sabatina Filial, etc.
Poemas: Amor / Bíblia / Cruz / Deus / Dor, etc.
Relatos: Bíblia / Bondade / Céu, etc.
Que Arquivar?
Nem tudo que lhe chega às mãos tem valor permanente ou pode ser útil. Segundo seu critério pessoal, você mesma determinará o que irá guardar em seu arquivo.
A seguir, apresentamos uma lista sugestiva daquilo que pode ser de utilidade e interesse:
1. Acampamentos
2. Ação de Graças
3. Aniversários
4. Ano Novo
5. Arte Culinária
6. Campanhas
7. Cartas — Correspondência
8. Crianças (vários aspectos)
9. Curiosidades
10. Curso de Nutrição
11. Desbravadores
12. Despedidas
13. Despedida de Solteira
14. Dia das Mães
15. Dia dos Pais
16. Dorcas
17. Endereços
18. Escola Adventista
19. Escola Cristã de Férias
20. Escolas Sabatinas Filiais
21. Evangelismo Infantil
22. Formaturas
23. Fundo de Inversão
24. Histórias
25. Ilustrações
26. Incentivos
27. Jogos
28. Jovens
29. Lar
30. Música
31. Natal
32. Ofertas
33. Palestras
34. Poesias
35. Programa do 13º Sábado
36. Receitas
37. Representações
38. Saúde
39. Semana de Oração
40. Sermonetes
41. Trabalhos Manuais
42. Visitas
Material de Evangelismo Infantil
Podemos classificar este material por lições, por números ou por objetos e personagens.
Os dois primeiros sistemas limitam o uso do material. Se o classificarmos por objetos ou personagens, obteremos maior variação na composição dos quadros.
Por exemplo, podemos agrupar: todas as árvores, todas as mulheres, todos os pássaros, etc.
Segundo nossa opinião, a forma mais prática para guardar este material é em envelopes devidamente rotulados.
Rótulos: É conveniente que sejam claros e, na medida do possível, escritos à máquina.
Cores: Podem ser empregadas cores diferentes para distinguir uma seção da outra ou um assunto do outro. As cores ajudam a rápida identificação.
Pastas: Convém que elas sejam do mesmo tamanho e cor, para evitar a confusão visual.
Arquivo de Recortes: Quando se arquivam recortes de jornais ou revistas, além de classificá-los, deve-se ter o especial cuidado de pôr o título do artigo, o nome do autor, o nome da publicação e a data em que foi publicado o artigo.
MARIA CORDIDO, secretária da Divisão Sul-Americana.
Mar-Abr 1983
