La diferencia entre su mediocridad y su eficiencia puede muy bien estar en la forma como usted maneja el tiempo.

Mis pensamientos corren detrás de los nidos de los pájaros, del juego, de las nimiedades, hasta que me enojo conmigo mismo. Mamá batalla mucho para obligarme a estudiar. Confieso que me siento avergonzado de mí mismo… Estoy decidido a ser más diligente esta semana”.

Con estas palabras expresó sus frustraciones John Adams, futuro presidente de los Estados Unidos, cuando tenía 9 años (según se relata en el libro Profiles in Courage, de John F. Kennedy). El jovencito Adams, dirigiéndose a su padre, concluyó: “Deseo, señor, que usted me dé algunas instrucciones por escrito con respecto al uso de mi tiempo”.

Es posible que los dirigentes religiosos del siglo XX no nos encontremos muy a menudo cazando pájaros, pero sí podemos experimentar el malestar de John Adams al tratar de administrar nuestro tiempo. Es algo así como querer manejar el viento. El tiempo no es una substancia que puede sujetarse a nuestra voluntad. Nos viene al encuentro cada día, sea que lo pidamos o no.

El tiempo es la dimensión dentro de la cual vivimos, nos movemos y trabajamos. Y todos contamos con la misma cantidad: 1,440 minutos cada día.

A diferencia del dinero, el tiempo no puede acumularse para uso futuro. Nos encontramos con nuestro apretado itinerario un día a la vez.

Muchos de nosotros no lo estamos haciendo muy bien. Así lo atestigua esta cita de un estudio de los sacerdotes católico-romanos en 14 diferentes lugares: “Si se hiciera un estudio de cómo usan el tiempo los sacerdotes, como se hace en el mundo de los negocios, descubriríamos que estamos operando a más o menos la mitad de nuestro potencial”. No hay duda de que una encuesta de la forma como el clero protestante y judío usa el tiempo revelaría la misma imperiosa necesidad de una mejor organización personal.

Hay que organizarse

Si usted no se organiza, será poseído por su reloj, su calendario, o las personas a quienes está tratando de servir. Dominar el arte de hacer las cosas organizadamente debe llegar a ser un estilo de vida de los dirigentes. Pocas personas nacieron con esta habilidad; es un arte que nos corresponde aprender. Muchos aún no lo hemos aprendido.

¿Qué es lo que cuenta en realidad?

Lo que cuenta no es qué hacemos con nuestro tiempo sino cuánto hacemos realmente. Nuestro blanco debe ser hacer lo correcto en forma correcta, y hacerlo correctamente desde el principio. Esto implica confeccionar una lista de prioridades de todo lo que nos proponemos llevar a cabo. Probablemente es lo que el apóstol Pablo tenía en mente cuando dijo: “No vivan neciamente, sino con sabiduría. Aprovechen bien el tiempo, porque los días son malos” (Efe. 5:15-16. Versión Dios habla hoy).

Supervísese a si mismo

Muchos de nosotros no nos damos cuenta de las múltiples maneras en que desperdiciamos el tiempo. Si usted tiene algunas preguntas al respecto, deténgase en la lectura de este artículo y conteste el “examen de efectividad” que aparece en las páginas 10 a 13.

¿Ya lo contestó? Revise ahora sus respuestas. Si hay algún “no”, repase el asunto y vea qué puede hacer para corregir esa deficiencia. El precio de la administración personal efectiva es una eterna vigilancia, pero las recompensas demostrarán que el esfuerzo vale la pena.

Deshágase de lo que malgasta su tiempo

El tiempo conlleva un sentido de urgencia. Jesús dijo: “Me es necesario hacer las obras del que me envió, entre tanto que el día dura; la noche viene, cuando nadie puede obrar” (Juan 9:4). El gran misionero Robert Moffatt sintió lo mismo cuando

describió el tiempo con relación a la ganancia de almas: “Tendremos toda la eternidad para celebrar nuestras victorias, pero sólo tenemos una brevísima hora antes de la puesta del sol para ganarlos”.

Estar conscientes de lo avanzado de la hora nos ayuda a hacer el mejor uso de nuestro tiempo.

Lo urgente versus lo importante

Una de nuestras eternas preocupaciones es balancear lo urgente con lo importante. En términos generales, lo urgente tiene consecuencias vitales limitadas; pero lo importante tiene consecuencias a largo plazo. Pienso en la observación de Peter Drucker: “Más gente está interesada en hacer las cosas como se deben hacer, que en hacer las cosas que se deben hacer”. Aquí es donde la eficiencia y la efectividad entran en juego. La eficiencia, dicen los expertos, “hace el trabajo indicado”; la efectividad, “hace el trabajo indicado en forma correcta”.

El siguiente cuadro debiera ayudarnos.

Comenzando con la esquina inferior izquierda, cuadrante A, lo que no es ni urgente, ni importante, encontramos dirigentes desorganizados. No saben cómo escapar de las triviales minucias que demandan su atención.

Los dirigentes administrativos y pastores confrontan a menudo tales situaciones. Se sienten dominados por lo trivial, lo irrelevante, en fin, cosas sin importancia e intrascendentes. Usted sabe, los problemas insignificantes. A veces la chatarra que trae el correo.

El cuadrante B hierve de cosas urgentes, pero nada importantes. Alguien hizo un estudio de las interrupciones “urgentes” que un dirigente sufrió mientras tenía una entrevista personal muy importante. Resultado: 70 por ciento de las llamadas telefónicas eran de menor importancia comparadas con el asunto que trataba en la conversación personal.

Probablemente haya oído usted algo acerca de la regla 80/20. Es un principio general de la vida. Los especialistas en recolección de fondos informan que el 80 por ciento de las donaciones provienen del 20 por ciento de las personas. De las llamadas telefónicas que usted recibe, el 80 por ciento pertenecen al 20 por ciento de sus relaciones. ¿Nota usted? Y según la regla del 80/20, tendemos a gastar el 80 por ciento de nuestro tiempo en cosas que sólo producen el 20 por ciento de los resultados. Al parecer, dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a lo que puede ser urgente, pero que a menudo no es importante.

Como dirigentes debemos esforzarnos por revertir esta proporción. Gastemos nuestro tiempo en las cosas que producen los mayores resultados.

Volvamos nuevamente a nuestro cuadro. El cuadrante C requiere lo urgente y lo importante. A primera vista éste pareciera ser el lugar ideal para actuar. ¿Hay algo de malo en hacer lo que es importante? No. Pero si lo importante siempre está en la categoría de urgente, usted tiene problemas.

Hay ocasiones en que dirigir bajo la presión de una crisis es el único camino a seguir. Si hay fuego en la casa, el asunto es urgente, e importante. ¿Pero quién quiere apagar fuegos todo el tiempo? Hay una mejor forma de hacer las cosas dentro del tiempo disponible.

Esto nos lleva al cuadrante D, con sus elementos no urgentes pero importantes. Si usted como dirigente puede hacer las cosas importantes antes que se conviertan en urgentes, ¡es un ganador! No sólo ahorrará tiempo, sino que se evitará la necesidad de gastar grandes cantidades de energía que lo frustrarán a usted y a todos los que lo rodean.

¿Cómo encaja usted en este cuarto cuadrante? Usted se organiza y define las prioridades de su vida. Los buenos planes no lo sacarán automáticamente del caos, pero le ayudarán a evaluar su posición y la forma como maneja las diversas situaciones que tienen que ver con su liderazgo. Si invierte la mayor parte de su tiempo en asuntos de importancia pero no urgentes, hará mucho más que cualquier otro dirigente, y ahorrará muchísimo tiempo.

He aquí algunas sugerencias que pueden ayudarle a hacer un mejor uso de su tiempo.

1. Sea diligente, pero no se afane demasiado

La Biblia dice “La mente tranquila es vida para el cuerpo” (Prov. 14:30. Versión Dios habla hoy). La analogía de Salomón acerca de las hormigas tiene mucho que enseñarnos al respecto. Lo hacen todo con diligencia pero calmadamente.

1. No haga patinar sus “llantas”.

Mantenerse eternamente ocupado no es la mejor manera de lograr que las cosas se hagan. Asegúrese de no hacer patinar sus “llantas” sin llegar a ninguna parte. El consejo de Cristo a una de sus siervas muy ocupadas Ilustra el punto: “Marta, Marta, afanada y turbada estás con muchas cosas. Pero sólo una cosa es necesaria; y María ha escogido la buena parte, la cual no le será quitada” (Luc. 10:41- 42).

Sea como María. Entre las cosas que deben ser atendidas, concentre su atención en la más importante.

1. Hágalo ahora, de ser posible.

Posponer algo que puede hacerse inmediatamente deriva en pérdida de tiempo. Por ejemplo, si usted tiene en sus manos un memorándum que debe procesarse inmediatamente pero lo hace a un lado para ocuparse de él más tarde, esa actitud demuestra ineficiencia y además produce estrés.

1. Ocupe a su secretaria.

Conozco a un director departamental que insiste en abrir su correspondencia. Po supuesto que tiene una secretaria que podría hacerlo, y aún clasificarla en orden de importancia, incluyendo memos, correspondencia chatarra y todo lo demás. Pero tal parece que a él le gusta oír el ruido del abrecartas cuando corta el papel de aquellos sobres uno tras otro, ¡hasta el último! Es posible que este hombre prefiera hacer lo que le gusta en vez de lo que debe, anteponiendo las cosas secundarias, y dejando que el gusto dicte las prioridades.

De manera que si tiene una secretaria ocúpela sabiamente. Muchos pastores no lo hacen. Las juntas de las iglesias y asociaciones deberían proveer asistencia secretarial a los pastores. Pero se puede encontrar ayuda. La gente vive más actualmente y se jubila más pronto. Necesitamos recurrir a esta creciente fuente de talentos.

1. Duplique el uso de su tiempo.

Mientras viaja puede escuchar sus casetes. Pero sería mejor llenarlos con el dictado de su correspondencia. Un tiempo excelente para contestar cartas.

1. Haga una gráfica de su ciclo de energía.

Algunas personas son madrugadoras. Están listas para salir disparadas apenas pisan el suelo a las 6:00 de la mañana. Pero otras, bueno, ¡mejor no les hablemos durante los primeros 30 minutos después de haberse despertado! Ellos no alcanzan el máximo de productividad hasta muy avanzado el día. Haga una gráfica de su ciclo de energía y trabaje de acuerdo a él.

1. Haga las minucias inmediatamente.

Es increíble la cantidad de tiempo que se puede ahorrar. Si da lo mismo hacerlas o no, ¡Hágalas inmediatamente! ¿Qué camino deberíamos seguir? No existe diferencia o si la hay es mínima, ¡Decídalo ahora mismo!

1. Delegue responsabilidades

“Delegar”, es la palabra que se necesita aquí.

Capacitar a otros es parte de su trabajo. Y cuando asigne una tarea a alguien, permita que esa persona también cuente con la autoridad necesaria para cumplirla.

1. Fije un período para atender llamadas telefónicas.

Suponga que está en una sesión de planeación muy importante, ya sea solo o acompañado. El teléfono suena constantemente. Su secretaria y usted convinieron en la forma como ella debe manejar sus llamadas. Ella sabe cuándo es una emergencia que merece su atención, y cuándo decir, “él desea hablarle, pero ¿podría permitirle que le devuelva la llamada un poco más tarde, cuando pueda atenderle como usted merece?” Puede fijar un período para atender llamadas, digamos de 11:30 a 12:00 ó de las 4:30 a las 5:00. Así habrá ahorrado mucho tiempo.

1. Programe sus reuniones regulares.

Esto puede ahorrarle tiempo a cualquiera. Toda la junta debería saber de mes en mes cuándo debería reunirse el personal. Si usted convoca a una reunión inesperada, ellos tendrán que ajustar sus propios programas. Y esto no siempre es fácil, y no le gusta a nadie. Por supuesto, se da por sentado que algunas reuniones no pueden anticiparse. Pero todas las que puedan programarse, ¡Prográmelas!

Además, no tiene que celebrar la reunión por el solo hecho de estar programada. Si no hay asuntos que tratar, cancélela. ¡Nadie llorará por eso!

1. Planee los imprevistos.

En su programa diario, separe un tiempo para los eternos imprevistos. Si lo hace, padecerá menos síntomas de estrés, y quizá, también de úlceras.

1. Haga una lista de lo que tiene que hacer.

Este es un buen hábito que debe adquirir. Haga una lista de lo que haya que hacer en el día y en la semana, y entonces póngalos en orden de prioridad, ataque los deberes principales primero.

El tiempo es irreversible, irremplazable, no es elástico, y pasa inexorablemente. Todos tenemos los mismos 60 minutos en una hora, las mismas 168 horas semanales, los mismos 365 días cada año. Lo que nos hace efectivos es nuestra organización a afín de manejarnos mejor a nosotros mismos.

EXAMEN DE EFECTIVIDAD

1. ¿Tengo un conjunto de objetivos para mi vida claramente definidos? Sí__No__
2. ¿Tengo un conjunto similar de objetivos para los próximos seis meses? Sí__No__
3. ¿He hecho algo hoy que me haya acercado al logro de los objetivos para mi vida? ¿Y de mis objetivos a corto plazo? Sí__No__
4. ¿Tengo una idea clara de lo que espero lograr en mi trabajo la próxima semana? Sí__No__
5. ¿Abordo las tareas más importantes durante las primeras horas? Sí__No__
6. ¿Me concentro en objetivos antes que en procedimientos, midiéndome por mis logros y no por la cantidad de trabajo? Si__No__
7. ¿Establezco mis prioridades por la importancia de los asuntos y no por su urgencia? Sí__No__
8. ¿Utilizo constructivamente el tiempo que paso viajando? Sí_No__
9. ¿Delego tanta responsabilidad como me sea posible? Sí_No__
10. ¿Delego también trabajos difíciles así como los rutinarios? Sí_No__
11. ¿Delego autoridad tanto como responsabilidad? Sí__No__
12. ¿He tomado medidas para evitar que la información y las publicaciones innecesarias lleguen a mi escritorio? Sí__No__
13. Antes de archivar algo, ¿sigo el principio de: “Si tienes dudas, tíralo”? Sí__No__
14. En las reuniones, ¿procuro presentar los asuntos en una forma clara como el cristal y hago un resumen de las decisiones tomadas y de las responsabilidades asignadas? Sí__No__
15. ¿Me obligo a mí mismo a tomar las decisiones fáciles rápidamente? Sí__No__
16. ¿Estoy en guardia para evitar que las crisis se repitan? Sí__No__
17. ¿Pongo fechas para mis trabajos y hago lo mismo con los demás? Sí__No__
18. ¿Me impongo a mí mismo un tiempo para planear? Sí__No__
19. ¿He descontinuado alguna actividad improductiva últimamente? Sí__No__
20. ¿Llevo conmigo algo en lo cual trabajar en los momentos libres del día? Sí__No__
21. ¿Vivo en el presente, en términos de lo que debo hacer en vez de recordar el pasado o preocuparme por el futuro? Sí__No__
22. ¿Me valgo de un diario de trabajo para evitar actividades improductivas? Sí__No__
23. ¿Me esfuerzo continuamente por formar hábitos que me harán más efectivo? Sí__No__
24. ¿Valoro mi tiempo en términos de pesos y centavos? Sí__No__
25. ¿Realmente controlo mis actividades, o me dejo mandar por las circunstancias? Sí__No__

Sobre el autor: Don Reynolds es asistente del presidente de la Asociación General para proyectos especiales y director de Christian Leadership Seminars.