No pretendemos hacer un análisis exhaustivo de las técnicas de archivo. Sólo pretendemos presentar algunas ideas que puedan ayudar a formar un archivo práctico, ágil y personal del material que una tenga.

¿Necesita la esposa de pastor un archivo propio?

Esta es una decisión que cada una deberá tomar. Muchas esposas de pastores piensan que, para asuntos tales como doctrina, teología, información de actualidad, etc., no necesitan tener un archivo separado del de su esposo y sólo clasifican y archivan el material de evangelismo infantil u otro que sea de su interés, clasificando y guardando todo material con un criterio personal.

Cada una determinará el camino a seguir ya que es una cuestión personal. Para aquellas que deseen clasificar y archivar su propio material, les decimos que:

a. Un sistema de archivo ágil y ordenado facilita la búsqueda.

b. Economiza tiempo.

Viendo la realidad

La tarea de una esposa de pastor no se restringe a una sola área o aspecto, por lo tanto el material que llega a sus manos o que puede necesitar es diverso.

Generalmente se piensa en la esposa del pastor como en la encargada de atender el departamento de Niños de la iglesia, y en muchas oportunidades es así, pero esa es sólo una de sus responsabilidades.

¿No le ha pasado que vino una hermana a pedirle ideas para realizar una “lluvia” y usted sabía que había anotado algo al respecto, pero… o vinieron los jóvenes a pedirle la presentación de un tema para la Sociedad de Jóvenes y usted necesitó esa ilustración que sabía que tenía pero…?

Para evitar este y otros inconvenientes usted deberá clasificar y guardar el material que puede ser de utilidad. No es conveniente confiar excesivamente en la buena memoria.

No es indispensable tener un hermoso mueble metálico, de esos que poseen las oficinas o como el que tiene su esposo. Con un poco de ingenio y habilidad usted misma puede archivar su material en cajas convenientemente rotuladas. Puede conseguir muy buenas cajas en los comercios de la zona, ya que la mayoría de ellos tiran las cajas vacías. Para “colgar” las carpetas puede utilizar un cajón previamente pintado.

Es conveniente determinar un lugar en la casa en donde usted pueda guardar todo su material. Si lo pone junto con otras cosas perderá más tiempo en buscarlo.

Preparando el archivo

Una vez que usted tomó conocimiento de la realidad, tendrá que seleccionar el método de archivo a seguir. Una vez que lo escogió, sígalo.

Hay varios sistemas de archivo, pero creemos que no todos se adecúan a las necesidades de una esposa de pastor. Vamos a presentar aquí a modo de ejemplo, y para tener una idea general al respecto, dos métodos: el alfabético y por asunto o tema.

Alfabético: Este es el sistema de archivo que más se usa. Dentro de este sistema existen por lo menos tres variaciones. Nosotros consideraremos brevemente el alfabético flexible por considerarlo más práctico.

Sistema Alfabético Flexible: Se preparan las carpetas siguiendo el orden alfabético (el del diccionario). Se debe considerar no sólo la primera letra, sino también la segunda, tercera y siguientes del título o asunto. Este sistema permite la fácil incorporación de nuevas carpetas y se va tornando más minucioso a medida que el archivo crece.

Ejemplo de secuencia:

MAR – MET – MIR – MIS

Su mayor ventaja es que permite un crecimiento del archivo sin atentar contra la minuciosidad del mismo.

Por asunto: En este caso la clasificación se hace por asunto o por tema.

Dentro del tema o asunto se hace una clasificación alfabética. En este caso debemos determinar de qué trata el material que queremos archivar para poder incorporarlo a una sección del archivo. Ocurre a veces que un mismo tema puede estar relacionado con otros temas o asuntos. En este caso para no duplicar el material se puede hacer una ficha con el título y el lugar donde está archivado.

Ejemplo de clasificación por tema:

Escuela:  Adventista

Cristiana de Vacaciones

Sabática filial, etc.

Poemas:   Amor Biblia Cruz Dios Dolor, etc.

Relatos: Biblia

Bondad

Cielo, etc.

¿Qué archivar?

No todo lo que llega a sus manos tiene valor permanente o le puede ser de utilidad.

Su criterio personal determinará qué es lo que va a conservar en su archivo.

A continuación, presentamos un listado su- gerente de aquello que puede ser de utilidad e interés (que puede ordenar alfabéticamente o temáticamente):

1. Aniversarios – Cumpleaños

2. Campamentos

3. Año Nuevo

4. Acción de Gracias

5. Niños (varios aspectos)

6. Consejos Culinarios

7. Recetas

8. Curso de Nutrición

9. Despedida de soltera

10. “Lluvias”

11. Despedidas

12. Día de la Madre

13. Día del Padre

14. Dorcas

15. Escuela Adventista

16. Escuela Cristiana de Vacaciones

17. Escuelas Sabáticas Filiales

18. Evangelismo Infantil

19. Historias

20. Ilustraciones

21. Incentivos

22. Juegos

23. Hogar

24. Jóvenes

25. Misioneros Voluntarios

26. Música

27. Navidad

28. Representaciones

29. Semana de Oración

30. Sermones

31. Salud

32. Visitas

33. Charlas

34. Programa para 13° sábado

35. Ofrendas

36. Poesías

37. Fondo de Inversión

38. Conquistadores

39. Campaña para fondos – Ideas

40. Graduaciones

41. Direcciones

42. Cartas – Correspondencia

Material visual de Evangelismo Infantil

Podemos clasificar este material por lecciones, por números o por objetos y personajes. Los dos primeros sistemas limitan, a nuestro parecer, el uso del material. Si lo clasificamos por objetos o personajes se puede lograr mayor variación en la composición de los cuadros.

Por ejemplo podemos agrupar todos: los árboles, las mujeres los pájaros, etc.

A nuestro parecer, la forma más práctica para guardar este material es en sobres y cajas convenientemente rotuladas.

Aspectos Generales

Rótulos: Es conveniente que éstos sean claros y en la medida de lo posible escritos a máquina.

Colores: Se pueden emplear distintos colores para distinguir una sección de otra o un asunto de otro. Los colores ayudan a una rápida identificación.

Carpetas: Es conveniente que las carpetas tengan un mismo tamaño y color para evitar confusión visual.

Archivo de Recortes: Cuando se archivan recortes de diarios o revistas, además de clasificarlos, hay que tener especial cuidado en poner el nombre del artículo, el autor, nombre de la publicación y fecha en que fue publicado

Sobre la autora: La Srta. Cordido es secretaria en las oficinas de la División Sudamericana