Es relativamente fácil estar ocupados; y muchos de nosotros, mientras menos hacemos, más ocupados estamos.

Consideramos, a veces, que la multitud de actividades es sinónimo de importancia. A menudo, en las reuniones se presenta a los líderes con palabras de gratitud porque “dedican tiempo, a pesar de sus numerosas actividades…” Ningún dirigente, hasta donde yo sé, ha negado jamás el hecho de estar muy ocupado. Aceptamos ese tributo, aunque sería más ético no hacerlo. Yo mismo jamás lo he rechazado.

La actual cultura del liderazgo sugiere que uno está obligado a cultivar la reputación de ser una persona ocupada. Un ex colega me sugirió que, para lograrlo, es bueno llevar siempre un portafolios y caminar rápidamente.

Lo cierto, por otra parte, es si el dirigente consigue en verdad que las cosas que hay que hacer se hagan. Es relativamente fácil estar ocupados; y muchos de nosotros, mientras menos hacemos, más ocupados estamos.

Dedicaremos el resto de este artículo a considerar la clase de organización que debemos implementar para conseguir que las cosas se hagan. Si lo que usted quiere es estar siempre ocupado, o aparentarlo, este artículo lo puede ayudar. Pero, su verdadero propósito debe ser que las cosas se hagan. Cuando lea este artículo, tome nota de las ironías a las que vamos a recurrir de vez en cuando.

Comencemos por señalar que la productividad es el resultado de una organización consciente del tiempo, de uno mismo, del espacio en que nos movemos y de los materiales de las que disponemos.

Si usted pasa por alto cualquiera de estos factores, se puede mantener ocupado sin hacer mucho. Después de todo, debemos recordar que “el trabajo es lo más importante, de manera que siempre debemos reservar un poco de él para mañana”. Las amenazas a la actividad pura provienen precisamente de los esfuerzos que se hacen para controlar el tiempo, uno mismo, el espacio y los materiales. Vale la pena examinar más de cerca cada una de esas amenazas.

Cómo controlar el tiempo

Al famoso poeta indio Rabindranath Tagore le gustaba contar la historia del artista que apareció una vez en el escenario para dar un concierto. Después de muchísimo tiempo, el maestro de ceremonias anunció el fin del concierto. Con enorme frustración, el músico explicó que se le había pasado el tiempo afinando su instrumento, y que no iba a poder tocar las piezas que había prometido.[1]

El liderazgo en la organización de una empresa tiene que ver con informaciones, consultas, decisiones y comunicaciones. Por eso mismo hay una tendencia -llamémosla “succión”, si les parece- a que el líder se convierta en la víctima de los planes, los intereses y las expectativas de los demás.

Los adelantos tecnológicos de la actualidad proporcionan cantidad de oportunidades para estar ocupados en tareas improductivas. Basta con que usted se abone a Internet con el fin de enterarse de lo que sucede en el mundo, que mantenga constantemente funcionando su contestador automático, que conteste cada llamada telefónica en cuanto llegue y que mantenga abierta de par en par la puerta de su oficina, de manera que todo el que pase crea que puede entrar cuando quiera y ser bienvenido por usted, una persona considerada y que se preocupa por la gente. En ese caso, usted parecerá el hombre o la mujer del momento; pero, cuando termine el día, eso será todo lo que habrá hecho.

Esta sensación de pesadez seguramente disminuirá si nos tomamos la molestia de organizar un plan. A fin de que sirva para que las tareas sean hechas, debería dar lugar a una revisión, al menos mensual, de todas las reuniones, las fechas tope, los vencimientos y las tareas. Este plan debería estar siempre al alcance de la mano, con el fin de poder consultarlo en cualquier momento.

Pero, si el verdadero propósito consiste solo en mantenerse ocupado, habría que recurrir a varios planes, en formatos diferentes: uno manuscrito, otro en la memoria de la computadora de la oficina y un tercero en la computadora portátil. Si usted hace esto, va a tener que dedicar muchísimo tiempo a averiguar qué versión es la más correcta, cuál es la que tiene la última información y cuál de las tres versiones hay que poner al día. Con un poco de práctica, solamente esto le ocupará la mitad de su tiempo.

Si alguien no entiende plenamente la importancia de las tareas que debe cumplir, deberá ser cuidadoso para distribuirlas en el plan de trabajo. Las grandes actividades se deben dividir en una serie de pasos progresivos; las que requieren intensa meditación y concentración se deben ubicar en las horas más productivas del día. El plan debe contemplar también momentos de tiempo libre. Las tareas rutinarias -como pagar las cuentas y hacer arqueo de caja-, deben tener momentos regulares en el mes. Las cosas que hay que hacer fuera de la oficina o de la casa se deberían reunir de manera que se las pueda hacer en el mismo viaje.

Desgraciadamente, las personas que se toman el trabajo de organizar como se debe un plan de acción, no pueden gozar de la experiencia de vivir con altas dosis de adrenalina. Seguramente que no tendrán dos compromisos el mismo día y a la misma hora; tampoco tendrán conflictos de agenda ni tendrán que recordar de repente que una fecha tope se les vino encima irremediablemente. Esas personas caminan todo el día con pasos mesurados. La gente ocupada, en cambio, generalmente está llena de compromisos de la mañana a la noche, y a menudo cae en ataques de frenesí. ¡Es fácil disfrazar de intensa actividad una mala organización del tiempo!

Cuando uno aprende a esta constantemente ocupado, apenas puede esperar la próxima llamada telefónica, el próximo correo electrónico o el siguiente mensaje. Los que todavía no se han dado cuenta de la importancia de parecer que siempre se está ocupado, imponen una rígida disciplina a las respuestas de las llamadas telefónicas y de los correos electrónicos. El hecho de que el teléfono suene no significa que sea más importante que el trabajo que está haciendo; pero, si su trabajo consiste en contestar el teléfono, entonces sí, contéstelo en cuanto suene.

La gente que consigue que las cosas se hagan usa sabiamente el teléfono: pregunta, recibe la información, resume el propósito de la llamada y le dice a la otra persona cuándo puede llamar otra vez con el fin de seguir conversando, si es que hace falta. Una buena secretaria (si usted, como pastor, tiene la dicha de tenerla) que le “filtre” las llamadas, le puede “echar a perder” las ocupaciones del día. El juego de las llamadas telefónicas es para la gente que está abrumada con tareas a medio cumplir.

Cómo controlarse a uno mismo

Creer que las actividades que uno desarrolla equivalen a importancia, es un fraude. Además, es un fraude que generalmente se lleva a cabo sin cortapisa en nuestra época de fascinación con la imagen del éxito en lugar de su sustancia. La disciplina más difícil para un líder -especialmente si es un líder espiritual- es dedicar tiempo al crecimiento y la reflexión personales. La tentación consiste en ser visible, disponible e indispensable, a los fines de pintar un cuadro de una vida de gran sacrificio personal. Causar la impresión de que se es una persona ocupada es solo un tenue disfraz para un líder espiritual. Tarde o temprano, descubrimos que la sustancia en la vida pública proviene de lo que sucede en la vida privada.

Gordon MacDonald descubrió, en un antiguo libro, algunos detalles acerca de la estrategia de ingeniería que se aplicó en la construcción de sólidos fundamentos para el puente de Brooklyn. Después escribió estas observaciones en su diario personal: “El puente de Brooklyn sigue siendo una de las mayores arterias de la ciudad de Nueva York, porque hace 135 años, el ingeniero en jefe y su equipo de constructores llevaron a cabo la tarea más paciente y arriesgada donde nadie la podía ver: en el fundamento de las torres, debajo de la línea del agua. Es una ilustración más de un antiguo principio relativo al liderazgo: el trabajo hecho “debajo del agua” (en el alma del líder) [es el que) determina si él o ella resistirán la prueba del tiempo y del desafío. Esta tarea se llama culto, devoción, disciplina espiritual. Se lleva a cabo en medio de la quietud, donde solo Dios ve.

“Hoy se da un tremendo énfasis a los temas que tienen que ver con el liderazgo; como ser: visión, estrategias de organización y la ‘sensibilidad del mercado’, entre otros. Y todo esto es ciertamente un gran asunto (que me habría gustado conocer cuando era joven). Pero, si todo esto tiene que ver solo con lo que está “encima del agua” vamos a ser testigos de una crisis de liderazgo de proporciones en los años venideros. Los líderes que disponen de grandes talentos naturales y carisma pueden ser vulnerables, y ver que sus carreras se desmoronan, como asimismo sus relaciones y el centro de sus creencias, porque nunca aprendieron que no se puede (o, mejor aún, no se debe) construir encima del agua, mientras no haya un sólido fundamento debajo de ella”.[2]

Otra de las ventajas de mantenerse ocupado es que parece muy cristiano. Jesús mismo era una persona ocupada y un hombre de acción. Estaba tan ocupado, a veces, que no tenía tiempo ni para comer. “Les dijo: Venid vosotros aparte a un lugar desierto, y descansad un poco. Porque eran muchos los que iban y venían, de manera que ni aun tenían tiempo para comer” (Mar. 6:31).

Para conseguir que las cosas se hagan, es necesario que haya períodos de descanso y de renovación del alma. Cuando estudiamos la vida de Jesús, resulta evidente que él vivió una vida de acción combinada con descanso, adoración y contemplación.

Por lo tanto, el asunto se reduce a calcular cuánto de cada cosa debe haber. ¿Cuáles son las proporciones que se recomiendan de deber, devoción y recreación en la vida de un líder espiritual? Reconozco que no tengo la respuesta; al menos no una fórmula que diga cuántas horas de esto y cuántas de aquello. Es posible que sea más un asunto de resultados que de cálculo.

Mejor todavía: se podría decir que si su vida está tan plagada de preocupaciones, frustraciones, críticas y el deseo de dominar a alguien, sería mejor que se desembarazara de ella. Su relación con Dios se habría desvanecido tanto, que ya no sería humilde, ni capaz de soportar ni perseverar.

Usted puede saber perfectamente cuándo ha dedicado suficiente tiempo a su devoción personal; y no hace falta que lo controle por el reloj. Una relación con Jesús toma tiempo, pero este no es su aspecto principal; y aquí falla más de una persona sincera: se confía más en el tiempo que en el Señor.

Cómo controlar el espacio

A fin de conseguir que las cosas se hagan bien, generalmente se necesita un lugar para trabajar, previamente destinado a este fin: con luces apropiadas, con un asiento confortable, con un escritorio libre de chucherías y distracciones, y hasta donde sea posible, libre de ruido también. Estas cosas son indispensables a fin de que el líder disponga de un lugar adecuado para trabajar.

Al llegar a este punto, debemos agregar que el concepto de la multiplicidad de tareas, es decir, que se puede analizar los informes y preparar los sermones con música de fondo que proviene del reproductor de CD o de la radio, es una forma muy eficaz de dar la impresión de que se está ocupado mientras no se hace nada productivo.

Al contrario de lo que se cree generalmente, el hecho de que las cosas se hagan no depende ni del tamaño de la oficina ni de la calidad de los muebles. Un espacio reducido, pero bien organizado, ayuda más a trabajar que una gran habitación en la que los elementos de trabajo están desparramados por todas partes. Las cosas se pueden hacer en cualquier habitación, no importa de qué tamaño sea ni de qué calidad sean los muebles o los equipos.

Mucha gente cree que si trabaja en su casa podrá hacer más cosas que en la oficina. Generalmente, los hogares disponen de más espacio para trabajar. En este momento, por ejemplo, yo puedo leer sentado en el sofá, y después me puedo trasladar a la sala. Esta tarde puedo desplegar mis papeles y formular mis planes en la mesa del comedor. Y hacia la noche puedo ir a la galería y, desde allí, hacer las llamadas telefónicas que no pude hacer durante la semana. Pero, ¿dónde dejé mis anteojos? ¿Dónde está mi bolígrafo? ¿Alguien vio la hoja de papel en la que anoté los números de los teléfonos a los que tengo que llamar? ¡Estoy tan ocupado!

Cómo controlar los elementos de trabajo

El correo electrónico no deseado, el que entra en la computadora a paso de tortuga, los formularios, los archivos, ¡los fax! No hay tiempo para atender todo. Estos elementos sencillamente se amontonan y, claro, son una evidencia de que estamos ocupados. Es una grave equivocación, para los que tienen el lujo de disponer de un ayudante o dos, permitir que cualquiera de ellos decida qué se debe atender primero.

Deje que la pila de papeles crezca; no limpie el escritorio. Después de todo, un escritorio limpio puede sugerir la sospecha de que tal vez, finalmente, usted no está tan ocupado, ni que su puesto sea tan importante en la cadena de mando.

Einstein tenía razón. “Nada sucede mientras algo no se mueve”.[3] Aparentemente, Einstein aplicó este principio a alguna compleja teoría física. Pero, puesto que era un genio, con toda seguridad se habría dado cuenta de que este principio también se aplica a cualquier pila de papel.

“Organice los materiales una vez, y después procure que se sigan moviendo” es un dicho que se usa en las líneas de montaje. Esa misma idea está en vigencia en la oficina del jefe, cuando este quiere que las cosas se hagan. Esta es la gente que tiene basureros del mismo tamaño de los gabinetes de entrada. Incluso afirman que cuando la entrada de trabajos está bien organizada, se puede economizar muchísima memoria en el software mental. Es posible que sea una buena idea invertir un poco de dinero para comprar un archivo de datos: otra señal de éxito, pero tenga cuidado de no confundirse con las etiquetas que le va a poner a los legajos. Si lo hace, siempre va a estar ocupado buscando la información que leyó hace poco, que no sabía que iba a necesitar tan pronto y que no pudo encontrar.

Muchos de los materiales que le llegan al líder provienen de las reuniones a las que asiste. Una manera de estar ocupados consiste en participar en muchas reuniones. El ser miembro de muchas comisiones es una indicación de que uno es valioso y, si usted maneja bien la baraja, el 99% del tiempo que usted pasa en esas reuniones no tendrá nada que hacer. Un amigo mío asegura que el porcentaje exacto es 99,1 por ciento, pero yo no estoy tan seguro de sus conclusiones. También exagera cuando habla de la inteligencia de sus nietos. Por eso, para estar seguro, me atengo a un porcentaje más modesto.

Tenga cuidado con las reuniones para las cuales se le ha dado a usted un temario con anticipación, cuyo número de miembros es reducido y en las que el presidente define el éxito en términos de “tomar decisiones para actuar y asignar tareas”. Una reunión como esa, ¿puede lograr, realmente, que las cosas se hagan? La manera de encarar esas situaciones consiste en proponer que se aumente el número de miembros de la comisión, y que se estudien con más detenimiento las propuestas presentadas. Tomar una decisión en una reunión puede ser una operación muy riesgosa. Si hay algo que hacer, lo más seguro es recomendar que otro grupo estudie el asunto.

Resumen

Si usted ha leído este artículo hasta aquí, quiere decir que no está muy ocupado. Posiblemente, su preocupación sea conseguir que las cosas se hagan, y le parece que no ha logrado lo suficiente hasta ahora. Es posible que controle bien su tiempo, que se controle a sí mismo, que maneje su espacio y sus materiales; pero, a pesar de eso, no consigue que se hagan todas las cosas. Si este es su caso, este artículo no le servirá de mucho, porque no tengo la menor idea de cómo puede alguien llevar a cabo todo lo que quiere o debe hacer en un caso así.

Pero, puede encontrar ánimo en las palabras de Charles Hummel: “Jesús |…| no terminó todas las tareas urgentes que quería hacer en Palestina, ni todas las cosas que le hubiera gustado hacer, pero terminó la obra que Dios le había encomendado. La única alternativa para la frustración es asegurarnos de que estamos haciendo lo que el Señor quiere que hagamos […] Solo entonces podemos ponemos a pensar con ecuanimidad en las tareas inconclusas, para dejarlas en manos del Señor”.[4]

Ya ve, el mensaje importante que he estado tratando de transmitir, en este breve artículo, es que lograr que las cosas se hagan y estar ocupados no son sino… (¡Upa! Ya está sonando mi teléfono celular otra vez. Debe de ser algo importante. Voy a tener que terminar después.)

Sobre el autor: Vicepresidente de la Asociación General, vive en Silver Spring, Maryland, Estados Unidos.

Referencias

[1] Don Herold, citado por Edy the Draper en Book of Quotations for the Christian World (Libro de citas para el mundo cristiano] (Wheaton, Ill.: Tyndale House Publishers, Inc).

[2] Citado en http.//www.christianitytoday.com/leaders/newsletter/2004/cln41004.html.

[3] Esta declaración se le atribuye a Einstein (vea Bottom Little Secrets, 15 de febrero de 2005, p. 12).

[4] Charles F. Hummel, The Freedom from Tyranny of the Urgent [Libertad de la tiranía de lo urgente] (Downers Grove, 111.: InterVarsity Press, 1997), citado por Christian Quotations of the Day [www.cqod. com] 10 de septiembre del 2002).