Hace dos años unos 50.000 nombres de interesados, provenientes de programas de radio y televisión, y otras fuentes, yacían durmiendo en lo que un pastor llamó -bromeando a medias las “cajas de culpa” de la Asociación de Pennsylvania. La mayoría no habían sido entrevistados ni una sola vez, y ninguno había sido orientado hacia la posibilidad de formar parte de la iglesia ni había recibido atención a sus necesidades inmediatas.

Hoy, el descuido de la mayoría de esos nombres es un hecho del pasado, y los nombres que van llegando ahora reciben atención y son tratados rápida y efectivamente. Literalmente cientos de estas personas antes descuidadas están creciendo en el conocimiento de la verdad bíblica a medida que toman estudios bíblicos, leen libros y revistas o escuchan mensajes en casetes de acuerdo con un plan diseñado por un Coordinador de Interesados local, laico, y debidamente entrenado.

¿Qué hizo la diferencia? Un plan que llamamos el “Programa de Coordinadores de Interesados”. Este programa desarrollado en Pennsylvania puede funcionar para usted también.

Los adventistas del séptimo día son muy buenos en la tarea de coleccionar nombres de interesados. Los recibimos de todo tipo de fuentes, nacionales y locales. Pero una vez que obtenemos el nombre, a menudo no sabemos cómo continuar con un contacto inteligente y de calidad. He podido ver esto cantidad de veces mientras ayudaba a llenar sobres con los nombres de varios archivos de interesados en diferentes iglesias, como preparación para ciclos de conferencias. Algunas de esas colecciones eran meticulosamente conservadas en un ordenado archivo, pero nunca se había hecho ningún contacto con ellos. Otras ni siquiera podían ser llamadas un “archivo”, pero había alguna evidencia de seguimiento. Muy frecuentemente el sobrecargado pastor me entregaba los nombres tal como los había heredado, obviamente aliviado de que finalmente algo se haría con ellos; la gente sería invitada a las reuniones y de esta forma “seguida”.

Más tarde, mientras trabajaba en La Voz de la Profecía, hablé por teléfono con cientos de alumnos de los cursos bíblicos. Muchos de ellos era jóvenes y ansiosos alumnos, listos para una dieta espiritual más sólida y con gran necesidad de una atención individualizada. Era imposible para mí, desde una posición tan remota como la escuela bíblica, conocer los recursos disponibles en aquella iglesia local. Aun cuando el contacto fuera realizado, demasiado a menudo el informe regresaba con la noticia de que el alumno no estaba dispuesto a aceptar esto o aquello, o no estaba listo para el bautismo. Obviamente, no había habido un cuidadoso encuentro de mentes, sino solamente una actitud de “chequeo”.

Estoy convencido por miles de tales contactos de que cuando se recibe un nombre que viene de un programa que se irradia en forma nacional, hay una mala interpretación muy extendida en el nivel local en cuanto a cuánta responsabilidad de atender los pedidos es de la gente de la localidad y cuánto debe ser atendido por el programa. Esto por sí solo significa miles de pedidos de literatura y estudios bíblicos que nunca son atendidos. En realidad, aquellas ocasiones cuando se hace contacto con los nombres y se atienden las necesidades con un interés apropiado y una cuidadosa atención individual, son realmente muy poco usuales. En esta tarea, la poca gente capaz y dispuesta que no está ya agotada, está sobrecargada sin remedio. Los sistemas de atención son obsoletos o terminan en “cuellos de botella”.

A causa de esto la junta de la Asociación de Pennsylvania me pidió hace dos años que estructurara un programa para mejorar el número y la calidad de contactos en el seguimiento de los interesados producidos por los medios de comunicación y otros. Este artículo es un informe del plan de los Coordinadores de Interesados que hemos desarrollado y todavía tenemos en proceso de refinación. El plan ha sido diseñado para ayudar al pastor y a la iglesia en el seguimiento de los nombres de interesados, tratar de determinar el grado de interés, proveer nutrimento apropiado y ayudar al individuo interesado a crecer hacia la incorporación a la iglesia.

Tradicionalmente, todos los nombres de interesados eran enviados al pastor. El plan del Coordinador de Interesados, en lugar de ello, hace que cada iglesia sea responsable de su propio seguimiento de nombres, y ofrece (estimulándolo) entrenamiento para personal de la iglesia local a fin de que sea eficiente en las artes y destrezas de archivar, evaluar y planear la atención sobre una base individual. En este proceso de crecimiento llega el momento natural de transferir el nombre al pastor para la preparación final como miembro de iglesia.

El seguimiento adecuado de los nombres de interesados involucra cuatro áreas: concreción del contacto, evaluación, planificación de la atención, y coordinación y obra pastoral. Se diseñó un sólido programa de entrenamiento para satisfacer las necesidades de cada una de estas áreas. Es importante que el entrenamiento para las cuatro vaya más allá de enseñar lo básico con estilo informativo o de conferencia. Debiera incluir práctica y observación de contactos reales. Luego llega un paso final que completa el entrenamiento: el alumno hace el contacto mientras el entrenador observa. Se permite al alumno la primera oportunidad de criticarse a sí mismo, luego el observador comparte su crítica y afirmación. A veces el entrenador hace él mismo un contacto, con el mismo procedimiento. No debiera considerarse adecuado el entrenamiento hasta haber hecho una buena cantidad de tales contactos.

Aunque estos contactos de evaluación inicial pueden ser hechos en el hogar, el uso del teléfono, donde sea posible, tiene varias ventajas: un uso más eficiente de personal y tiempo limitados; seguridad física (en ciertas situaciones); economía y conveniencia de encontrar a cada interesado en el hogar; la posibilidad de evitar oyentes casuales no interesados (usted habla personal y directamente con el individuo); y menos distracciones físicas. Otra ventaja es la atmósfera serena y no amenazadora de un llamado telefónico comparado con el contacto en el hogar, un poco más exigente. A menudo el grado de interés mostrado no garantiza todavía una visita al hogar, por lo que una llamada telefónica es más apropiada. La persona ciertamente no se considera a sí misma como un “interesado”. Quizá sólo ha preguntado sobre un punto. Nuestro celo puede llegar a ser abrumador y amenazador si llegamos al lugar con casco de trabajo y una topadora, por decir así, cuando debiéramos haber llevado tan sólo una pala.

El énfasis, entonces, yace en crear una atmósfera relajada, una relación horizontal que no tenga el más mínimo atisbo de superioridad espiritual. Debiera existir una amante aceptación del individuo. El entrenamiento se lleva a cabo con técnicas específicas para crear este clima tanto en el hogar como por teléfono. Una evaluación objetiva del interés depende de esta atmósfera.

El entrenamiento de la gente para hacer evaluaciones telefónicas se facilita por el uso de un aparato que amplifica la conversación de tal forma que ambas partes pueden ser escuchadas en toda la habitación. Por supuesto, el mismo resultado puede lograrse en la visitación de los hogares cuando el entrenador lleva a un alumno con él, pero siendo que es incómodo que haya más de dos personas (un entrenador y un alumno) en una visita, éste es un proceso mucho más lento. Es difícil hacer suficientes contactos en los hogares como para completar el entrenamiento.

En la mayoría de los casos, entonces, el contacto de evaluación debiera hacerse por teléfono, si es posible, pero cerca de un veinte por ciento de los interesados no tiene teléfono. Si el grado de interés demostrado en el pedido no parece garantizar una visita al hogar hacemos la sugerencia de que se utilicen tarjetas escritas a mano como último recurso. (En realidad, estamos obteniendo respuestas sorprendentemente buenas con este “último recurso”.)

Sin embargo, hay un paso necesario antes del contacto de evaluación: debemos entender y estar familiarizados con los variados recursos disponibles para atenderlos. También necesitamos conocer a cuál de estos sistemas ha sido expuesto el interesado. La clave del sistema del Coordinador de Interesados es saber de dónde viene el interesado, dónde está ahora y qué sistemas de atención se necesitarán. Esta forma de utilizar la amplia variedad de recursos disponibles (comparada con la típica canalización de todo interesado hacia los estudios bíblicos personales) hace posible atender un amplio volumen de nombres de interesados sin congestionar todo el proceso. Debe haber una variedad de opciones para apelar a diferentes tipos de gente.

De esta forma, el primer paso es explorar todos los recursos disponibles en su situación local. En nuestro programa, guiamos al Coordinador local de Interesados para que haga un listado de recursos para satisfacer necesidades físicas, emocionales y espirituales. Por ejemplo, nuestra búsqueda de recursos de atención espiritual debería comenzar sin duda en el peldaño más elevado de la escala de participación laica: el estudio bíblico de persona a persona. ¿Cuántos equipos de estudios bíblicos hay en la iglesia? ¿Quiénes son? ¿Dirección? ¿Nombre? ¿Teléfono? ¿Cuántos estudios por semana pueden manejar con comodidad? ¿En qué momentos están disponibles? ¿Qué contenido y formato de estudios usan? ¿“Encuentro”? ¿“Siglo XX”? ¿“Tesoros de vida”? ¿Diapositivas? ¿Dejan lecciones para ser llenadas y luego regresan a controlarlas? ¿Siguen el estudio bíblico tradicional, alrededor de una mesa, con la Biblia abierta? Se aclara esta información con el personal de estudio bíblico, y entonces es catalogada en forma ordenada y accesible.

Otros recursos de atención espiritual que debieran ser cuidadosamente explorados son: reuniones evangelizadoras públicas en cualquier lugar del área; la clase bíblica del pastor; reuniones de hogar; grabaciones en casete (hágase una lista de contenidos y formatos; estos pueden ser entregados en préstamo por correo); libros sobre doctrinas básicas (haga una lista de títulos y número disponible); revistas (números sueltos o de temas claves, y también suscripciones); cursos por correspondencia; etc.

Piense creativamente en cuanto a cada método de atención. Aprenda el contenido; investigue los hechos, la información y las direcciones. Reúna tanto como sea posible para una Biblioteca de Recursos.

El mismo cuidadoso tratamiento de catalogación creativa se da a los recursos físicos y emocionales de atención. Esto podría incluir un viaje al Servicio Educacional. Encontramos que hay clases de cocina y cursos para dejar de fumar. Discutimos qué hacer cuando alguien no desea esperar un Plan de Cinco Días para Dejar de Fumar. Hablamos específicamente de cómo enviarle un curso por correo. Hacemos un listado de los programas de la iglesia local, tales como Escuela Bíblica de Vacaciones, campamentos de verano, programas de la escuela de iglesia, programas difundidos por los medios masivos de comunicación (incluir horarios y estaciones), etc. Esta es la parte de coordinación de la tarea del Coordinador de Interesados: cuidar que todos los sistemas de atención se estén usando en forma efectiva. No debiera haber aforamientos como el del pedido de demasiados estudios bíblicos personales.

Este concepto hace que se pueda reservar los grupos de estudio bíblico para aquellos interesados que están maduros para ese nivel de atención. Esto previene el agotamiento de los equipos de estudios bíblicos y, algo también importante, no presiona en forma prematura esta experiencia sobre el interesado. Coopera con su esquema de crecimiento.

Si el sistema de atención es el centro del programa del Coordinador de Interesados, el contacto de evaluación en sí es el corazón de la tarea. El objetivo es evaluar cada nombre en su adecuada prioridad y evolución. Algunos nombres tendrán que ser reevaluados ocasionalmente mientras continúan creciendo.

La evaluación es una habilidad aprendida de cuidadosas técnicas de escucha. Creamos una atmósfera de contacto relajada; desarrollamos una relación de confianza, lo que se conoce técnicamente como rapport. Discernir el conocimiento del interesado en cuanto a doctrinas y normas es importante pero más importante es la actitud del interesado hacia lo que sabe. Un contacto de evaluación tiene como objetivo una “lectura de actitud” hacia alguna verdad bíblica nueva que ha sido recientemente estudiada. Lograr animar al interesado para que hable libremente, según su propia agenda, y al mismo tiempo reunir los elementos que necesitamos para cumplir nuestra evaluación requiere hábil sensibilidad. Algunas de las técnicas que enseñamos son: técnicas de interrogación, paráfrasis, control de percepción, percepción de actitud, oración efectiva y conciencia de convicción.

La interpretación y práctica de estas técnicas es importante, pero no puede reemplazar al contacto en sí. También hemos usado una grabación de contactos reales y críticas subsecuentes para suplementar y respaldar la parte de la observación del entrenamiento.

El programa del Coordinador de Interesados necesita una estructura secretarial sencilla y eficiente. A medida que los nombres llegan al Coordinador, éste asigna prioridades. Algunos debieran ser puestos en contacto inmediatamente; otros debieran esperar un tiempo hasta que reciban libros y cursos, o quizás esperar hasta que hagan un segundo pedido. Cada nombre es codificado y puesto en el archivo de espera en la forma en que llega. Así no es necesario copiar nombres en fichas uniformes hasta después de la evaluación y entonces sólo si el interesado es puesto en el plan A o el B. Tales nombres necesitan un constante control de crecimiento, hasta que son puestos en una ficha de interesados en el archivo de interesados de mayor nivel.

Los nombres que han llegado de otras fuentes que no sean “espirituales” (por ejemplo de cursos de salud y servicio social), son codificados por color y también mantenidos en un archivo de espera de preevaluación. Pueden así ser fácilmente ubicados para enviar circulares especiales. Periódicamente debieran también ser evaluados usando una técnica especial y cortés de “puente”, de la fuente de su interés a las necesidades espirituales. Esto debe hacerse siempre en forma atenta, sin producir un crecimiento antinatural. Nuestro objetivo es cooperar y promover las oportunidades de crecimiento espiritual cuando ha llegado el momento adecuado.

Como a menudo un archivo de interesados que se ha llevado ya por años necesita ser actualizado, empleamos una sesión de entrenamiento sobre la forma de validar ese archivo antiguo. Tenemos varios procedimientos para obtener los interesados que parecen estar con mejores posibilidades y vahas opciones posibles para lograr integrarlos al sistema del Coordinador de Interesados. Todos estos métodos de clasificación y asignación de prioridad a los nombres se enseñan en situaciones prácticas durante el programa de entrenamiento.

Un factor muy importante de todo el programa es la responsabilidad. Hemos descubierto que tanto laicos como pastores desean responsabilizarse de algo tan importante como el nombre de un interesado. En el nivel local, se instala un grupo de apoyo que incluye tres o cuatro personas además del Coordinador de Interesados y su equipo. Una de las funciones del grupo es la responsabilidad multidireccional tanto como la afirmación. El Coordinador de Interesados y su equipo son responsables ante el grupo de apoyo y el pastor. El pastor a su vez, es responsable ante el. Coordinador be Interesados y su equipo y también ante el grupo de apoyo en cuanto a Fas ‘nombres que le han sido enviados para la preparación final como miembros de iglesia. Este factor de responsabilidad puede ser ampliado para incluir también a los equipos de estudios bíblicos.

El Grupo de Apoyo se reúne mensualmente. Generalmente incluye al Coordinador de Interesados y su equipo, al pastor, al anciano y al director de Actividades Laicas. Es una reunión de apoyo para la afirmación y oración, y puede servir en forma administrativa para el equipo del Coordinador de Interesados.

En nuestro programa en Pennsylvania se ha creado también otro nivel de responsabilidad de parte de la Asociación sobre los nombres de interesados que sabemos que han tenido un adoctrinamiento sustancial, como el caso de los alumnos del curso por correspondencia. Cuando se envía un nombre de este tipo al Coordinador de Interesados de la iglesia, se adjunta un formulario de informe, franqueado y dirigido a la Asociación. Este debe ser enviado a vuelta de correo después que se haya hecho el contacto de evaluación y se ha puesto en marcha algún plan de atención.

Las “cajas de culpa” están vacías en Pennsylvania. Los archivos de interesados de las iglesias por toda la Asociación están convirtién­dose en fuentes efectivas de nuevos miembros de iglesia. La gente está encontrando gozo y satisfacción en trabajar unidos como equipo para asegurarse de que a cada nombre recibido se le brinde atención individual. ¡El plan de los Coordinadores de Interesados está funcionando aquí en Pennsylvania! ¡Y puede funcionar para usted, también!

Sobre el autor: Arlys Walter es Coordinador de Interesados para la Asociación de Pennsylvania.